ارزیابی‌های موثر

الکساندر هریستوو

 

همانطور که احتمالا قبلا دیده‌اید، بسیاری از نقش‌ها در ارتباط با ارزیابی دیگران هستند. مهم است که توجه شود که «ارزیابی کردن» به معنای «ارائه بازخورد سازنده» است تا فردی که مورد ارزیابی قرار می‌گیرد بتواند به روش‌های خاصی پیشرفت کند. ارزیابی به هیچ وجه قضاوت یا انتقاد کردن از دیگران نیست.

 

نقش ارزیاب سخنرانی یکی از مهم‌ترین نقش‌ها در Agora است. به اعضای انجمن نظرات لازم داده می‌شود تا به آنها کمک شود که در این مسیر پیشرفت کنند.

 

هر کسی شایسته است که یک ارزیاب سخنرانی باشد

 

سوالی که معمولا ارزیابان سخنرانی می‌پرسند این است که «آیا به اندازه کافی تجربه دارم که ارزیاب سخنرانی باشم؟» یا «من فقط چند پروژه انجام دادم، آیا شایستگی آن را دارم که برای پروژه‌ای بزرگتر ارزیاب سخنرانی باشم؟»

 

معمولا باور بر این است که به دلیل آنکه در جلسات کافی شرکت نکرده‌اید، دانش یا تجربه کافی برای آنکه داور جلسه فرد دیگری باشید را ندارید.

اما این یک استدلال غلط است. به عنوان مثال آخرین باری را در نظر بگیرید که با دوستی به سینما رفتید. آیا بعد از خارج شدن از سالن نظری درباره فیلم یا بازیگری داشتید؟ می‌توانم شرط ببندم که اولین چیزی که بعد از اتمام فیلم به دوست خود گفتید چیزی شبیه این بود «وای، فیلم خیلی خوبی بود. قسمتی را دوست داشتم که....» یا «اوه، چقدر فیلم بدی بود. بازیگری خیلی بدی داشت». و با این حال شما نه فیلم‌ساز حرفه‌ای هستید و نه نویسنده یا بازیگر هستید.

همین مساله در مورد بسیاری از جنبه‌های زندگی ما صدق می‌کند – به رستوران می‌رویم و نظری درباره غذا داریم حتی اگر قادر نباشیم حتی یک نیمروی ساده بدون ایجاد آشفتگی در آشپرخانه درست کنیم. به نمایش تئاتر می‌رویم و نظری درباره داستان و بازیگری داریم، حتی اگر درس مربوط به تئاتر را نخوانده باشیم. به مسابقه فوتبال می‌رویم و نظری درباره عملکرد بازیکن داریم حتی با وجود آنکه هیچوقت هیچ ورزشی انجام نداده‌ایم.

دلیل همه این موارد این است که ما از دیدگاه تخصصی ارزیابی نمی‌کنیم.

هدف ارزیاب سخنرانی این نیست که سخنران را از دیدگاه دانشگاهی یا تخصصی ارزیابی کند.

هدف ارزیاب سخنرانی این است که نظر شما درباره جلسه و سخنرانی را از دیدگاه مخاطب ارائه کند.

به عنوان فردی در میان مخاطبان، شما می‌دانید که چه دیدید، می‌دانید که چه چیزی شنیدید، می‌دانید آن سخنرانی به شما چه احساسی داده است. و به اندازه کل عمر خود تجربه گوش کردن به سخنرانی‌ها در همه زمینه‌های ممکن را دارید.

همچنین به یاد داشته باشید که به عنوان ارزیاب، شما فقط نظر خود رامی‌گویید.

اهداف شما به عنوان ارزیاب

به عنوان ارزیاب سخنران، شما سه هدف اصلی دارید:

• به سخنران انگیزه دهید. همه سخنرانان، انسان هستند و همان نگرانی‌ها و نیازهایی برای پذیرش دارند که دیگران هم دارند. حتی اگر یک سخنران بسیار حرفه‌ای باشد و دارای اعتماد به نفس بالایی باشد، هنوز همان ترس‌ها و شک‌های درونی را دارد - «آیا کارم را به درستی انجام دادم؟»، «متقاعدکننده بودم؟»، «این افراد درباره من چه فکری می‌کنند؟»، «آیا متوجه شدند که من این اشتباه و آن اشتباه را انجام دادم؟». تنها تفاوت بین سخنران حرفه‌ای و تازه‌کار در زمان رویایی با این ترس‌ها، روش کنترل کردن و مقابله کردن با آنها است. به همین دلیل همه سخنرانان برای این مساله ارزش قائل می‌شوند که شناخته شوند و با اشاره به کارهای مثبتی که انجام داده‌اند تشویق شوند.
• سخنران و مخاطب را آگاه سازید. به عنوان ارزیاب، نه تنها باید به مواردی که می‌توانستند بهتر باشند اشاره کنید بلکه باید به این مساله هم اشاره کنید که چرا این موارد مهم هستند. فقط نگویید «بهتر بود کمی آهنگ صدا را تغییر دهید». توضیح دهید که چرا تغییر صدا به طور کلی و برای آن پروژه خاص مهم است. توضیح برای سخنران است، اما در عین حال برای آگاه‌سازی مخاطب هم است، زیرا یکی از روش‌های اصلی که توسط آن می‌آموزیم، مشاهده‌کردن کاری است که دیگران انجام می‌دهند.
• به بهبود عملکرد سخنران کمک کنید. همه سخنرانان می‌خواهند پیشرفت کنند و از همه بیشتر افرادی که در سطح حرفه‌ای قرار دارند دارای این هدف هستند. در غیر اینصورت، آنها مسئول صحبت کردن در جلسات به جای رفتن به انجمن هستند! برای کمک به بهبود عملکرد سخنران، باید به او توصیه‌های خاص و قابل اجرا ارائه دهید: مواردی که – از نظر شما – می‌توانست بهتر یا به شکلی متفاوت انجام شود تا بتوان موثر بودن سخنرانی او را بهبود بخشید.

حالا من نمی‌گویم که باید اینها را به عنوان سه اهداف اصلی به یاد داشته باشید، اما بهتر است که آنها را دنبال کنید.

 

به عنوان ارزیاب چه کار کنیم – قبل از جلسه

برای آنکه بتوان به عنوان یک ارزیاب نقش موثری داشت، باید هم فردی را بشناسید که قرار است سخنرانی را انجام دهد و هم باید درباره خود پروژه بدانید. حتی اگر برای نقش ارزیاب در جلسه «داوطلب» شده‌­اید، همیشه زمانی قبل از آغاز جلسه وجود دارد تا حداقل تلاش کنید که موارد زیر را انجام دهید.

1. درباره پروژه مطالعه کنید.

شرح پروژه‌ای که سخنران قرار است ارائه کند را کامل بخوانید. توجه دقیقی به اهداف یادگیری و اهداف اصلی داشته باشید. اینها موارد اصلی هستند که سخنران از پروژه برداشت کرده است.

2. زمینه را تعیین کنید.

همه ارزیابی‌ها باید در زمینه خاصی انجام شوند که رخ می‌دهند. این زمینه شامل مواردی مشابه موارد زیر است:

• اهداف پروژه
• دنبال شدن اهداف کلی سخنران
• سطح سخنران
• علایق خاص سخنران
• مکان جلسه
• زمان
• رویدادهای قبلی و بعدی.

به عنوان مثالی در این خصوص که چگونه این زمینه‌ها بر ارزیابی خوب تاثیر می­‌گذارند، سطح سخنران را در نظر بگیرید. وقتی فردی سخنرانی در جمع را آغاز می‌کند، بازخورد درباره مولفه‌های پایه مثل ارتباط چشمی مناسب با مخاطب می‌تواند بسیار رایج باشد و به مقدار خیلی زیاد توضیح داده شود. به عنوان مثال، «در زمان سخنرانی خود، به مخاطبان طرف چپ زیاد نگاه نکردید. برقراری تماس چشمی با همه اعضا به دلایل بسیاری مهم است – بلافاصله توجه فردی که به او نگاه می‌کنید را جلب می‌کند، احساس اعتماد به نفس و صلاحیت را منتقل می‌کنید، و فضایی دوستانه در صحبت یک به یک با آن فرد ایجاد می‌کنید».

اگر سخنران یک سخنران با تجربه باشد که قبلا 20 پروژه داشته است، موارد بالا اضافه کاری هستند و زمان با ارزشی هدر داده می‌شود که می‌توانست درباره مسائل دیگری صرف شود که سخنران کمتر به آن آگاه است. توجه کنید که این به معنای آن نیست که نباید اصلا به این موارد اشاره کنید. دقیقا برعکس، همه سخنرانان – حتی سخنرانان حرفه‌ای – گاها اشتباهات پایه را انجام می‌دهند. به همین دلیل مطمئن شوید که چیزی شبیه به این می‌گویید «در زمان سخنرانیتان بیش از حد به مخاطبان طرف چپ نگاه می‌کردید.»، اما زیاد به آن تاکید نکنید – سخنران حرفه‌ای از قبل به این مساله آگاه است.

همچنین سخنرانان باتجربه معمولا علاقه دارند پیشنهادات بیشتری برای پیشرفت دریافت کنند در حالی که سخنرانان تازه‌کار بیشتر نیاز به تشویق دارند و باید فقط چند نکته برای پیشرفت در هر زمان به آنها گفته شود.

مکان جلسه مساله مهمی است. سخنرانان خوب باید با مکان‌های بد وفق یابند:

• شکل هندسی – گاهی اوقات این مشکل وجود دارد که مخاطب فقط در یک مکان متمرکز نیست، بلکه به شکل‌های مختلف پراکنده شده است. سخنرانان خوب باید مطمئن شوند که با همه مخاطبان بدون توجه به آنکه کجا نشسته‌اند ارتباط چشمی برقرار می‌کنند.
• سیستم صوتی – برخی از مکان‌ها دارای سیستم صوتی بسیار بدی هستند و سخنران خوب باید برای این مساله آماده شود که با توجه به این مساله صدای خود را بلندتر کند.
• نورپردازی – گاهی اوقات نور خیلی کم است، و سخنران باید تاکید بیشتری کند تا از اینکه افراد به خواب روند جلوگیری کند. گاهی‌اوقات نور بسیار زیاد است، و اگر سخنران از کمک‌های بصری یا تجهیزات مربوط به نمایش تصویر استفاده کند، این مساله مشکل‌زا است.
• دما – اگر دمای مناسب، رطوبت یا تهویه هوا وجود نداشته باشد، افراد به دلیل ناراحت بودن خود دچار سردرگمی می‌شوند که نیازمند تلاش بیشتر از سوی سخنران است که توجه آنها را حفظ کند. سخنران می‌تواند گاهی اوقات اشاره‌ای خوب (معمولا طنزگونه) به این عوامل کند و ارتباط آنی با مخاطب برقرار کند و بدون هیچ تلاشی فضایی مثبت ایجاد کند.

روز و زمان در روز هم عوامل بسیار مهمی در سخنرانی هستند، اما چارچوب جلسات انجمن نسبتا ثابت است زیرا اکثر افراد انجمن در یک زمان و در یک روز هفته همدیگر را ملاقات می‌کنند. با این حال برای پروژه‌های خارج از انجمن و برای دنیای واقعی به طور کلی، سخنرانی که در روز دوشنبه اول وقت ارائه شده است مشابه سخنرانی نیست که جمعه قبل از آنکه روز کاری به پایان برسد ارائه شده است، زیرا در این موقعیت ذهن افراد بسیار دور از مکان جلسه و سخنرانی است. سخنرانی در 8 صبح نباید مشابه سخنرانی باشد که بلافاصله قبل یا بعد از ناهار ارائه شده است.

3. با سخنران تماس بگیرید.

کار شما به عنوان ارزیاب قبل از جلسه آغاز می‌شود. بسیاری از سخنرانان دارای اهداف بیشتری در هر پروژه هستند. بسیاری از سخنرانان می‌خواهند مطمئن شوند که موارد خاصی را از پروژه‌های قبلی آموخته‌اند و آنها را به کار گرفته‌اند. بسیار سودمند است که فردی وجود داشته باشد که به آنها بگوید که آیا در انجام این کار موفق بوده‌اند (یا نبوده‌اند). شاید سخنران دارای عادت نگاه کردن بیش از حد به مخاطبان طرف چپ باشد؟ شاید سخنران دارای عادت عقب و جلو رفتن در کل زمان سخنرانی است؟ شاید سخنران می‌خواهد مطمئن شود که واضح صحبت می‌کند؟ که در انتهای اتاق صدایش شنیده می‌شود؟

برای همه این دلایل، با سخنران قبل از جلسه تماس بگیرید و بپرسید که آیا می‌خواهد علاوه بر اهداف پروژه به نکته خاصی توجه شود.

4. ارزیابی خود را از قبل بنویسید.

با وجود آنکه سخنرانی را نشنیده‌اید، می‌توانید درباره روش ارزیابی خود قبل از جلسه تصمیم بگیرید و ساختار کلی را از قبل بنویسید. به عنوان مثال، ممکن است از قبل تصمیم گرفته باشید که با نظری مثبت درباره اینکه چگونه موارد آغازین سخن آن سخنران خاص را به یاد دارید جلسه را آغاز کنید. یا ممکن است تصمیم بگیرید که با تجربه شخصی خود درباره آن پروژه خاص آغاز کنید. یکی از افراد هر یک از ارزیابی‌های خود را با این جمله آغاز می‌کرد «سخنرانی شما من را به یاد..... می‌اندازد»، و بعد با داستان شخصی بسیار کوتاهی ادامه می‌داد.

همچنین ممکن است برخی از نقل قول‌هایی را انتخاب کنید که ممکن است برای پروژه خاصی به کار رفته باشند. به عنوان مثال برای پروژه «توسعه سخنرانی» که تمرکز اصلی در آن استفاده از زبان موثر در زمان نوشتن سخنرانی است، می­‌خواهم از نقل قول‌های زیر از آنتوان دوسنت اگزوپری استفاده کنم:

«اگر می‌خواهی کشتی بسازی، از افراد دیگر نخواه که چوب جمع کنند و به آنها وظایف و کار نده، بلکه در عوض به آنها بیاموز که برای بیکرانی دریا اشتیاق داشته باشند».

این نقل قول به نشان دادن نیاز برای استفاده از زبانی کمک می‌کند که تصاویر و احساسات قدرتمندی را به مخاطب منتقل می‌کند.

به یاد داشته باشید که ارزیابی خودش یک سخنرانی است و باید همه ویژگی‌های سخنرانی خوب – ساختار، پیام، شفافیت، سرعت و غیره – را داشته باشد.

همچنین می‌توانید موارد اصلی که می‌خواهید بر آنها تمرکز کنید را از قبل بنویسید، و ممکن است برخی از کلمات کلیدی را بنویسید و بعدا زیر آنها خط بکشید یا از آنها عبور کنید (برخی از افراد ترجیح می‌دهند که از علامت‌های «مثبت» و «منفی» استفاده کنند) که بستگی به عملکرد سخنران دارد. هر کاری که می‌توانید برای صرفه‌جویی در زمان انجام دهید با نوشتن احساسات و نظرات در طول جلسه میسر می‌شود و از آن استقبال می‌شود زیرا به شما زمان بیشتری برای تمرکز بر سخنرانی می‌دهد.

به عنوان ارزیاب چه کاری انجام دهیم – در طول جلسه

محل نشستن

باید در مکانی بی‌طرف و بدون امتیاز بنشینید. دچار وسوسه برای نشستن در ردیف اول برای «دیدن و شنیدن» سخنران به وضوح نشوید، زیرا مخاطبان به طور کلی این مساله را به این شکل درک نمی‌کنند. به یاد داشته باشید که به عنوان ارزیاب، شما نوعی قاضی رسمی برای عملکرد نیستید که نظر او مهم‌تر از نظر هر فرد دیگری باشد، بلکه فقط فردی در میان مخاطبان هستید که به او اجازه داده شده است که دیدگاه‌هایی را ارائه کند که در ارزیابی سخنرانی کوچکی به طور عمومی برای همه شناخته شده است.

 

با دقت گوش دهید.

نیازی به گفتن نیست که برای ارزیابی سخنرانی باید به آن گوش دهید و خیلی با دقت باید گوش دهید. حتما تاکنون مواردی را که بر آنها تمرکز خواهید کرد را از قبل نوشته‌اید، و زمانی صرف نوشتن نخواهید کرد. نوشیدنی، غذا، موبایل، همسایگان خود در میان مخاطبان، عضوی که به او علاقه‌مند هستید را فراموش کنید ..... همه موارد دیگر را فراموش کنید.

 

یادداشت‌برداری کنید.

مهم نیست که فکر می‌کنید چقدر درآمد خوب است، خوب نیست. خودتان را با این فکر فریب ندهید که به یاد خواهید داشت که این مساله یا آن مساله را درباره سخنرانی می‌گویید – آن را بنویسید. به طور دقیق، آنها را به ترتیب وقوع بنویسید:

• هر نقل قول یا جمله‌ خاصی که از نظر شما خوب یا به یاد ماندنی است
• هر وضعیت یا حرکت بدنی که برای حمایت از پیام اصلی بسیار مناسب بوده است (یا اینکه در مقابل، احساس ناخوشایند، مبالغه‌آمیز، یا بی‌ربط داشته است)
• هر وسیله یا کمک تصویری که به طور موفق استفاده نشده است یا بدون استفاده مانده است.
• به طور کلی هر مولفه‌ای از کل سخنرانی که عالی بوده است (یا برعکس آن).

 

وقتی یادداشت‌برداری می‌کنید، مطمئن شوید که به شکلی می‌نویسید که بتوانید دوباره از روی آن بخوانید! بیش از یک یا دو ارزیاب روی صحنه دچار مشکل شدند زیرا نمی‌توانستند دست‌خط خود را بخوانند.

یک پیشنهاد خوب این است که با حروف بزرگ نوشته شود. این کار به شما اجازه می‌دهد که به سادگی بخوانید و در عین حال از یادداشت‌ها رها شوید و آنها را در دست نگیرید. می‌توانید آن را روی تریبون قرار دهید، یا روی یک صندلی در ردیف اول قرار دهید و آن را از فاصله دور بخوانید.

وقتی یادداشت‌برداری می‌کنید، در مورد اهمیت هر مساله‌ای که می‌نویسید هم تصمیم بگیرید. در زمان ارزیابی سخنرانی، زمان نخواهید داشت که هر چیزی که می‌خواهید را بگویید. به همین دلیل روش خوبی است که عددی را به هر مشاهده تخصیص دهید (برخی از افراد ترجیح می‌دهند به عنوان مثال از «+», «++»، و «+++» استفاده کنند و به طور مشابه از «-» برای نکاتی برای پیشرفت استفاده کنند)، و سپس به سرعت چارچوبی از مواردی را بنویسید که می‌خواهید در زمان اتمام سخنرانی بگویید.

 

نشان دهید که برایتان مهم است

با وجود آنکه نباید اینطور باشد، اما سخنرانان نسبت به بقیه مخاطبان به ارزیاب توجه بیشتری می­‌کنند. تا جای معینی، این کار طبیعی است و خیلی مشکل‌زا نیست. اما مسئولیت بیشتری برای شما ایجاد می‌کند. باید با ارتباط چشمی بیشتر، حالت‌های تاییدی کوچک مثل سر تکان‌دادن، نشان دهید که اهمیت می‌دهید و وقتی باید حمایت کنید حامی باشید – به عنوان مثال وقتی سخنران از جوک یا نقل قول طنزگونه‌ای استفاده می‌کند.

 

مواردی که به ارزیابی مرتبط نیستند.

وقتی به سخنرانی گوش می‌دهید، همیشه خوب است که نه تنها فقط مواردی که ارزیابی می‌شوند را به یاد داشته باشید بلکه مواردی را که ارزیابی نمی‌شوند را هم به یاد داشته باشید:

• انتخاب محتوا عموما ارزیابی نمی‌شود، مگر آنکه گفته شود که چگونه برای دستیابی به اهداف پروژه مرتبط است. به عنوان مثال اگر پروژه در ارتباط با زبان بدن باشد، در اینصورت باید در این مورد نظر بدهید که آیا انتخاب موضوع فرصت‌های زیادی برای این مساله فراهم کرده است یا خیر. به غیر از آن، سخنرانان آزاد هستند که موضوعی که می‌خواهند درباره آن صحبت کنند را انتخاب کنند.

 

• محتوا به طور کلی ارزیابی نمی‌شود، به غیر از فقط در پروژه‌های بسیار خاص، و حتی اگر با محتوا موافق نیستید، سعی کنید درباره آن نظر ندهید، یا با سخنران کمتر بحث کنید یا کمتر وارد این بحث شوید که حق با چه کسی است.

 

• فرد هرگز ارزیابی نمی‌شود. نباید درباره لباس‌ها، استایل، یا انتخاب زیورآلات او نظر دهید، به غیر از وقتی که بر سخنرانی به شکل خاصی تاثیر می‌گذارند. به عنوان مثال اگر سخنران مجموعه‌ای از دستبندها را در دست کرده است که صداهایی ایجاد می‌کنند که با هر حرکت دست او منجر به ایجاد حواس‌پرتی می‌شود، مساله‌ای است که باید به آن توجه شود. با این حال نظراتی مثل «امروز لباس زیبایی پوشیده بودید» یا «امروز کت و شلوار زیبایی پوشیده‌اید» کاملا نامناسب هستند.

 

به عنوان ارزیاب باید چه کرد – خود ارزیاب

معمولا روش پیشنهادی برای ارائه ارزیابی درباره سخنرانی، روشی است که روش «ساندویچی» نام دارد، که یک لایه از بازخورد مثبت و مواردی که دوست دارید را با لایه دیگری از مواردی برای پیشرفت، و بعد لایه دیگری برای نتیجه‌گیری درباره آنچه دوست داشتید ترکیب می‌کند. اگر این ساختار را تکرار کنید این ساندویچ می‌تواند چندین طبقه داشته باشد.

	نظرات مثبت
	نکاتی برای پیشرفت
	نظرات مثبت

ضخامت هر لایه باید چقدر باشد؟ این به سطح و اعتماد به نفس سخنران بستگی دارد.

• برای سخنرانان تازه‌کار، چیزی حدود 40% مثبت، 20% پیشرفت، 40% مثبت بسیار تشویق‌کننده است. این مساله احتمالا به معنای آن است که در ارزیابی فقط به چند نکته برای پیشرفت اشاره می‌کنید که موارد اصلی هستند.

• با این حال، سخنرانان حرفه‌ای‌تر احتمالا چیزی مثل 20% 50% 30% را ترجیح می‌دهند که به معنای آن است که پنج تا شش نکته برای پیشرفت و دو تا سه نکته برای موارد مثبت بسیار قوی کافی است.

 

ارائه بازخورد مثبت

بازخورد مثبت معمولا ساده‌ترین بخش است، با این حال به سادگی می‌توان در برخی از تله‌ها گرفتار شد:

• تمجید – تمجید قطعا مثبت است و همه مایل هستند که تمجید دریافت کنند، اما بازخورد نیست. تفاوت آن این است که تمجید اختصاصی نیست و سخنران نمی‌تواند بداند دقیقا چه مساله‌ای باعث شده است که او آن تمجید را دریافت کند، تا بتواند آن را تکرار کند یا ادامه دهد. به عنوان مثال، «چه داستان خوبی. واقعا کارت عالی بود!» - این تمجید غیراختصاصی است. با این حال، اگر بگویید «چه داستان خوبی و از شخصیت دختر کوچک و شرح دقیقی که درباره شخصیت او دادید و همچنین از تقلید صدای او بسیار خوشم آمد»، این یک بازخورد مثبت است. به طور دقیق از صفت‌های کلی که معنایی ندارند مثل «تنوع آوایی خوبی بود»، «سخنرانی خوبی بود»، «ارائه عالی بود» دوری کنید، مگر آنکه بلافاصله بعد از آنها توضیحی درباره این مساله آورده شود که چرا فکر می‌کنید به این شکل بوده است.
• موارد بدیهی – در تله ارائه بازخورد مثبت – یا حتی بدتر، تمجید – یا مسائل بدیهی نیفتید. این مساله به طور خاص برای سخنرانان حرفه‌ای صدق می‌کند. برای تازه‌کار، خوب و تشویق‌کننده است که به این مساله اشاره کنید که از یادداشت‌ها استفاده نکرده است یا ارتباط چشمی خوبی نداشته است و حتی درباره آنها نظر دهید. با این حال برای یک سخنران باتجربه، این موارد باید بدیهی باشند. خودتان را جای فردی بگذارید که قبلا بیش از 20 پروژه را گذرانده است و برای 21امین بار می‌شنود که «از یادداشت‌ها استفاده نکردید، که بسیار خوب بود زیرا...».
• بازخورد مثبت بیش از حد. مقدار خیلی زیاد از موردی خوب می‌تواند بد باشد. همه افراد به Agora می‌پیوندند و می‌آموزند. اگر ارزیابی شامل 80% (یا حتی بدتر، 100%) بازخورد مثبت باشد، عضو ممکن است فکر کند «باشه. اگر من انقدر خوب هستم پس از اول برای چه اینجا آمدم؟»
• بازخورد مثبت به عنوان بهانه یا نشانه‌های ترکیبی. مواقع بسیار زیادی افراد از بازخورد مثبت به عنوان بهانه یا مقدمه‌ای برای آنچه بعدا قرار است رخ دهد استفاده می‌کنند. می‌توانید این مساله را در مواردی مثل «.... را دوست داشتم. اما....» ببینید. کلمه اما اساسا هر چیزی را که قبلا گفته شده است پاک می‌کند و آن را به عنوان مقدمه‌ای نامرتبط برای گفته واقعی مطرح می‌کند که بعد از آن می‌آید. از این مساله اجتناب کنید. بازخورد مثبت باید به تنهایی آورده شود.

ارائه بازخورد برای پیشرفت

ارائه این بخش معمولا بسیار دشوار است. دلایل این دشواری می‌تواند موارد زیر باشد:

• نمی‌خواهیم انتقادی باشیم.
• از تجربه خود نامطمئن هستیم.
• از شایستگی‌های خود نامطمئن هستیم
• از اینکه آبا به درستی شنیده‌ایم یا دیده‌ایم نامطمئن هستیم.

برای مورد نظر قرار دادن این موارد، به یاد داشته باشید که به سخنران امتیاز نمی‌دهید، بلکه فقط نظر خود را شرح دهید و توصیه‌ای برای پیشرفت به او دهید.

برای آنکه سودمند باشد، نکاتی برای پیشرفت باید به شرح زیر باشند:

• دقیق باشید. دوباره این مساله‌ای است که انتقاد را از بازخورد متمایز می‌کند. انتقاد مثل تمجید غیراختصاصی است و در بسیاری از موارد شخصی است. «استفاده شما از زبان بدن کمی بیش از حد زیاد بود» مثالی از انتقاد است. با این حال اگر در عوض بگویید «وقتی روی میز پریدی و مثل گوریل رفتار کردی، و سپس از لامپ آویزان شدی، فکر می‌کنم این مساله در حوزه زبان بدن بیش از حد بوده است» دقیق‌تر منظور خود را بیان کرده‌اید.

• ارائه راهنمایی. این به معنای آن است که نه تنها به طور دقیق به این مساله اشاره کنید که کدام بخش از ارائه می‌تواند بهبود یابد، بلکه توصیه‌هایی هم در این خصوص ارائه کنید که چگونه می‌توانند بهبود یابند. در راستای این مثال، می‌توانید اضافه کنید «فکر می‌کنم فقط قرار دادن دستانتان و تغییر شکل دادن بدن به شکلی که گوریل‌ها هستند و چند قدم برداشتن به این شکل برای رساندن نکته اصلی کافی بود».

• قابل اقدام بودن. این مساله به معنای آن است که فرد می‌تواند واقعا درباره چیزی که به آن علاقه نداشته‌اید کاری انجام دهد. به عنوان مثال، اگر فرد دارای صدای خشک یا گوش‌خراشی است، در اینصورت این صدای او است. بازخورد سازنده‌ای نیست که به او بگویید «پیشنهاد می‌کنم وقتی شعر رومانتیکی می‌خوانید از صدای متفاوت، ملایم‌تر و آهنگین‌تری استفاده کنید».

 

وقتی مساله مطرح کردن نکاتی برای پیشرفت پیش می‌آید:

• پیشنهادات را تکرار نکنید. اگر یکبار به آنها اشاره کنید کافی است، نیازی نیست به طور مکرر بر آنها تاکید کنید.

• از زبان دستوری استفاده نکنید. شما رئیس سخنران نیستید. سعی کنید از عبارت‌هایی مثال «باید»، «لازم است» (یا خدایی نکرده، عبارت «حتما باید»)، یا به طور کلی زبان «اشاره با انگشت» خودداری کنید. در عوض یک راه پیشنهادی این است که بگویید «اگر من بودم این کار و آن کار را انجام می‌دادم»، «پیشنهاد می‌کنم که این کار را به این شکل انجام دهید»، «پیشنهاد می‌کنم که شما...»، «پیشنهاد می‌کنم» و غیره.

• به طور مطلق صحبت نکنید. به یاد داشته باشید که شما فقط نظر خود را می‌گویید و یک حقیقت کلی را مطرح نمی‌کنید. «تنوع صدا وجود نداشت». در عوض بگویید «زیاد متوجه تنوع در صدا نشدم – فقط سه نمونه را به یاد دارم که زمانی بود که صدای دختر کوچک، گرگ، و مادربزرگ را تقلید می‌کردید».

• از جانب دیگران صحبت نکنید. دوباره این مساله مرتبط با نکته قبلی است. نیازی نیست چیزی را به سخنران یا مخاطب ثابت کنید. به عنوان مثال: «فکر می‌کنم همگی موافق هستیم که زبان بدن می‌تواند بهبود یابد».

• در آخر، آنچه مشاهده کردید را به جای آنچه درباره دلایل مربوطه فرض می‌کنید بگویید. به عنوان مثال، نگویید «احساس می‌کنم سخنرانی به خوبی آماده نشده بود» زیرا هیچ مبنایی برای این فرضیه ندارید. در عوض آنچه را بگویید که واقعا احساس کردید: «احساس کردم در مواقعی دچار تردید یا عدم اطمینان درباره این مساله بودید که در مرحله بعدی چه بگویید».

 

نتیجه ارزیابی

نتیجه ارزیابی باید دوباره نکات مثبت، نکاتی برای پیشرفت، را ارائه کند و روی نکته‌ای انگیزه‌بخش و ترغیب‌کننده به پایان برسد.

سعی کنید از موارد کلیشه‌ای مثل «منتظر سخنرانی بعدی شما هستم» خودداری کنید. سعی کنید خلاق باشید. حتی قبل از سخنرانی برای نتیجه‌گیری آماده شوید.

 

به عنوان ارزیاب چه کاری انجام دهیم – بعد از جلسه

بعد از جلسه، با فردی که مورد ارزیابی قرار دادید صحبت کنید تا ببینید که آیا شک یا سوالاتی وجود دارد.

همچنین به خاطر داشته باشید که برگه ارزیابی او برای آن پروژه را پر کنید.

 

تبدیل شدن به یک ارزیاب عالی

مثل همیشه، بی‌نقص بودن از تجربه عملی حاصل می‌شود. اما نیازی نیست که یک ارزیاب باشید تا تجربه عملی به دست آورید. به عنوان مثال می‌توانید همه مراحلی که ارزیاب نیاز دارد را بدون اینکه در جمع باشید طی کنید. و همیشه سازنده است که ارزیابی خود را با ارزیابی مقایسه کنید که توسط ارزیاب مربوطه در جلسه ارائه شده است.

 

وقتی شما فردی هستید که ارزیابی می‌شود.

وقتی شما فردی هستید که ارزیابی می‌شود، ارزیابی را با فروتنی و به عنوان یک هدیه بپذیرید. قصد ارزیاب کمک به شما برای پیشرفت است. مساله‌ای را شخصی برداشت نکنید.

با ارزیاب بحث نکنید، به خصوص در طول فرآیند ارزیابی - او فقط نظر خود را گفته است و آن را همانطور که دیده است منتقل کرده است و فقط احساسی که از ارائه شما دریافت کرده است را بیان می‌کند.

اگر می‌خواهید نظری بدهید یا می‌خواهید مساله‌ای را با او در میان بگذارید، بعد از جلسه این کار را انجام دهید.

چه زمانی یک ارزیاب نباشیم

زمانی که تبدیل به یک ارزیاب فعال و شناخته‌شده در انجمن خود شدید، وسوسه می‌شوید که مهارت‌های خود در جای دیگر هم به کار ببرید. اگر این کار را انجام می‌دهید، با دقت انجام دهید. سخنرانان در انجمن با هدف ارزیابی‌شدن و دریافت بازخورد می‌آیند، انتظار آن را دارند و برای آن ارزش قائل هستند. این مساله در مورد جمعیت عمومی تعداد کمتری از سخنرانان در رویدادهای دیگر صدق نمی‌کند.

تصور کنید که به یک مراسم اهدای جایزه رفته‌اید، سپس بعد از مراسم به سمت فرد برنده می‌روید و چیزی شبیه به این می‌گویید «از سخنرانی پذیرش جایزه شما خوشم آمد. نوع تنظیم صدایتان دوست داشتم که طوری آن را تنظیم کردید که تا انتهای اتاق شنیده می‌شد تا همه بتوانند صدای شما را بشنوند. به عنوان یک پیشنهاد به نظرم بهتر است تماس چشمی پایداری با مخاطب خود داشته باشید. متوجه شدم که بیشتر به طرف راست اتاق نگاه می‌کنید، و....»

همانقدر که ممکن است مسخره به نظر برسد، این اتفاق می‌افتد.

تفاوتی بین معلم بودن در زمانی وجود دارد که از شما خواسته می‌شود که وارد شوید و بازخوردی ارائه دهید و زمانی که به طور کلی برای جمعیت زیادی سخنرانی می‌کنید.